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En principe, les copropriétaires se réunissent en assemblée générale dans la commune où l’immeuble est situé. Le règlement de copropriété peut prévoir un lieu différent.

L’assemblée peut se tenir donc une salle louée pour l’occasion, chez un copropriétaire, dans les locaux du syndic, etc.

Les personnes suivantes peuvent participer à l’assemblée générale des copropriétaires :

• Copropriétaires qui souhaitent être présents (ou leur mandataire s’ils sont représentés)

• Syndic de copropriété (c’est généralement lui qui assure le secrétariat de la séance sauf décision contraire de l’assemblée générale)

• Éventuellement 1 ou plusieurs intervenants extérieurs.

Les locataires des logements d’une copropriété ne sont pas admis à participer aux assemblées générales, sauf s’ils ont été mandatés par leur propriétaire pour les représenter.

Les associations de locataires affiliées à une organisation agréée ont le droit d’y assister si elles le souhaitent. Elles peuvent alors formuler leurs observations, sans pour autant pouvoir voter.

Rien n’interdit à une personne extérieure (architecte, artisan, avocat, futur acheteur) d’assister à une réunion d’assemblée générale si elle obtient l’accord des membres du syndicat des copropriétaires.

En début d’assemblée générale, sont désignés à la majorité simple   :

• Un président de séance, parmi les copropriétaires présents

• Un secrétaire de séance (généralement le syndic, sauf décision contraire de l’assemblée générale)

• Éventuellement 1 ou plusieurs scrutateurs, parmi les copropriétaires présents.

Tout copropriétaire peut donner son droit de vote à un mandataire membre ou non du syndicat de copropriétaires.

Ce mandat ne peut pas être donné au syndic ou à la personne avec laquelle il vit en couple ou à ses ascendants et descendants (ou ceux de la personne avec laquelle il vit en couple).

Ce mandat ne peut pas non plus être donné au salarié du syndic ou à la personne avec laquelle ce salarié vit en couple ou aux ascendants ou descendants du salarié.

Lorsque le syndic reçoit un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, il remet ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical (ou à défaut à un membre du conseil syndical) pour qu’il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l’absence du du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, il revient au président de séance de désigner le mandataire.

Il est possible d’assister à l’assemblée générale :

• Par présence physique

• Par visioconférence (réunion avec vidéo)

• Par audioconférence (réunion téléphonique)

• Tout autre moyen de communication électronique

La visioconférence, l’audioconférence ou tout autre moyen de communication et les garanties mises en place pour s’assurer de l’identité de chaque copropriétaire doivent préalablement être décidées en assemblée générale.

Le copropriétaire qui souhaite participer par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique doit en informer le syndic 3 jours francs au plus tard avant l’assemblée générale. Cette information doit parvenir au syndic par tous moyens.

Il est tenu une feuille de présence qui indique les nom, domicile et nombre de voix de chaque copropriétaire :

• Présent physiquement ou représenté

• Participant à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique

• Ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire de vote par le syndic

Cette feuille de présence peut être un tableau qui peut comporter plusieurs feuilles. Elle peut être tenue sous forme électronique.

Elle doit être signée par chaque copropriétaire présent physiquement ou par son mandataire lorsqu’un copropriétaire se fait représenter.

La signature n’est pas exigée pour les participants à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

En cas de retard ou de départ anticipé d’un participant, l’heure doit être mentionnée.

La feuille de présence est certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale.

La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal.

Les décisions sont prises au cours de l’assemblée générale dans le cadre d’un vote qui diffère selon la nature de la décision à prendre.

Les copropriétaires présents ou représentés votent.

Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et comptabiliser leurs voix.

Chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantièmes ou millièmes. Ces tantièmes ou millièmes correspondent à la fraction représentée par son lot par rapport à l’ensemble de la copropriété. Par exemple, un copropriétaire qui détient 100 millièmes dispose de 100 voix en assemblée générale, soit un total de 10 % du total des voix.

Toutefois, lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, il est alors majoritaire à lui seul.

Pour éviter que toutes les décisions soient votées en sa faveur, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.

Il est également possible de voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale par le biais d’un formulaire.

Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de la réunion.

Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.